E-Rechnung: Was Vereine und Stiftungen jetzt wissen müssen

Die digitale Transformation macht auch vor dem Vereins- und Stiftungswesen nicht halt. Ab dem 1. Januar 2025 steht eine wichtige Änderung bevor: Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) – siehe Entwurf Vorgaben zur E-Rechnung vom Bundesfinanzministerium (Juni 2024, Az. III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007).

Was ist E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine per E-Mail versendete PDF-Datei. Es handelt sich um ein standardisiertes, maschinenlesbares Rechnungsformat, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Das spart Zeit und vermeidet Fehler bei der Rechnungsbearbeitung. Die derzeit am meisten verbreiteten E-Rechungs-Formate sind die „XRechnung“ oder die „ZUGFeRD-Rechnung“. Für das Erstellen und Lesen der Datensätze wird eine entsprechende Software benötigt.

Wer ist betroffen?

Grundsätzlich gilt: Alle Unternehmen und Organisationen, die unternehmerisch tätig sind, müssen E-Rechnungen empfangen können.

E-Rechnungen müssen nicht erstellt werden:

• bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
  
• bei Rechnungen an Privatpersonen (z.B. Vereinsmitglieder)
  
• bei Vereine, die ausschließlich im ideellen Bereich tätig sind
  
• bei Rechnungen von ausländischen Rechnungsstellern bzw. Rechnungen an ausländische Rechnungsempfänger.

Schrittweise Umsetzung der E-Rechnung:

• Ab 01.01.2025: Alle Vereine /Stiftungen müssen E-Rechnungen empfangen können.
  
• Bis Ende 2026: können Rechnungen noch als sonstige Rechnungen ausgestellt und übermittelt werden, z.B. auf Papier oder als PDF-Datei. Voraussetzung: Rechnungsersteller:in und -empfänger:in sind sich darüber einig.
  
• Bis Ende 2027: dürfen kleinen Unternehmen und Organisationen, die einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro erzielt haben, Rechnungen ebenfalls noch als sonstige Rechnungen ausstellen.
  
• Ab 2028: wird die E-Rechnung für alle inländischen Unternehmen und Organisationen verpflichtend. .

Welche Aufbewahrungspflichten gelten für Vereine/Stiftungen?

E-Rechnungen dürfen nicht einfach gelöscht werden. Diese gelten als Originalrechnungen und müssen archiviert und im ursprünglichen Format zehn Jahre lang aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit zu entsprechen.

Technische Voraussetzungen

Zusammenfassung: ab 2025 es ist verpflichtend auch für gemeinnützige Organisationen, E-Rechnungen zu empfangen.

Mindestanforderungen:

• Eine E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen
  
• Software zur Verarbeitung der E-Rechnungen. Sollte der Verein/die Stiftung eine elektronische Buchführung haben, so ist beim jeweiligen Anbieter zu prüfen, ob das verwendete Programm die Voraussetzungen zum Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen hat. Andererseits ist es erforderlich, eine Software zur Lesung und Prüfung der E-Rechnung zu erwerben.
  
• System zur elektronischen Archivierung

Für Vereine gibt es mehrere geeignete Softwarelösungen zur Verarbeitung von E-Rechnungen, kontaktieren Sie mich, wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Auswahl und Einführung einer Software brauchen.